امروز: شنبه 29 دی 1397 برابر با 20 ژانویه 2019

بررسی تاثیر بکارگیری اتوماسیون اداری بر بهره روی کارکنان

بررسی تاثیر بکارگیری اتوماسیون اداری بر بهره روی کارکنان

عبدالله کردعلیوند کارشناس ارشد
نرم افزار
در دنیایی که شرایط ادارات و سازمانها دائماً در حال تغییراست ما نیز باید تغییر نمائیم وگرنه بهای سنگینی بابت عدم تغییرپرداخت خواهیم کرد. امروزه ارتباطات ومکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی، به دلیل گسترش و توسعه روز افزون تغییرات فناوری در جهان و نیز افزایش سریع تغییرات محیطی و لزوم پاسخگویی سریع و مناسب سازمان به این تحولات کاملاً متحول شده است.
 بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین ، از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد. مسلماًباتسهیل فرایندانجام کارها،یکی از اهداف هر سازمان که همانا رضایت ارباب رجوع و افزایش بهره وری منابع انسانی است ،
. بنابراین تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی ، دو شاخص مهم کارایی و اثربخشی را نیز در بر دارد یعنی هم متضمن کارایی است و هم اثر بخشی. بهره وری یعنی استفاده بهینه از منابع گوناگون جهت تولید کالاها و خدماتی که رضایت مصرف کنندگان را جلب کند، رضایت شغلی کارکنان را به حداکثر برساند و مطلوبیت زندگی کارکنان را در همه ابعاد آن، افزایش دهد.
 به طور کلی بهره وری مفهومی است که برای نشان دادن نسبت درون داد بر برون داد یک فرد ، واحد و سازمان یا یک ملت به کار گرفته می شود. در این صورت اگر میزان تولید و خدمات یک سازمان بیش از مجموعه میزان نیروی کار ،سرمایه ، مواد و وسایلی باشد که به کار گرفته است ، می گوئیم سازمان مورد نظر ، بهره وری دارد. یکی از عواملی که می تواند در افزایش بهره وری نقش مهمی ایفا کند، تکنولوژی اطلاعات است. از عمده دلایل کاربرد تکنولوژی اطلاعاتی در محیط های اداری ، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار می کنند.اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فن آوری اطلاعات  ITبه بروکراسی اداری است ، ایده ای نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد .اتوماسیون اداری ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل امور مرتبط با فعالیت های اداری می باشد که دارای مزایایی از قبیل پشتیبانی از اهداف و رسالت های سازمان ، افزایش بهره وری ، افزایش سودآوری ، بهینه سازی کارکنان ، بهبود سرعت که منجر به بازده در اداره می شود.
بخشی ازعمده ترین اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی سازمان صورت می گیرد و نرم افزارهای اتوماسیون به گونه ای طراحی و تولید گردیده اند تا بتوانند تمام نیازهای سازمان را تامین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات تولید کنند . امروزه کامپیوترها در زمینه های بسیاری از جهت سرعت و دقت از انسان ها پیشی گرفته اند آن ها می توانند مسایل ساده و تکراری به سرعت و با حوصله حل کنند و محاسبات پیچیده را بدون نیاز به حضور فیزیکی و مستمر انجام دهند.
این ویژگی بر کوتاه شدن فواصل زمانی و مکانی به عنوان یک ابر شاهراه تاکید دارد. سیستم های اتوماسیون اداری از این طریق موجب آسان شدن روند اداری و افزایش بازده نیروی انسانی و مدیریت می شوند. در مطالعه انجام شده جهت بررسی اثرات فناوری اطلاعات و ارتباطات بر رشد بهره وری نیروی کار در شهرداری ها با توجه به راه اندازی اتوماسیون اداری به صورت رسمی دربسیاری ازسازمانهاوتاکیدات مکرر مسئولین جهت استفاده از این تکنولوژی این سئوال پیش می آید که آیا بکارگیری این روش توانسته است تاثیری در بهبود ارائه خدمات نوین و بهره وری کارکنان داشته باشد و هم چنین آیا با صرف هزینه های نسبتاً بالا جهت تجهیز به سیستم اتوماسیون اداری در جهت مکانیزه نمودن هر چه بیشتر سیستم اداری  به استفاده بهتر از نیروی کار و افزایش بازده فردی پرسنل و استفاده از زمان به جهت کارائی بیشتر و کیفیت بهتر مدیریت و هم چنین اثر بخشی نائل شده است یا نه؟
در زمینه ارزیابی تاثیر به کارگیری سیستم های اتوماسیون اداری بر متغیرهای اقتصادی بنگاه ها و سازمان های دولتی و خصوصی ، مطالعات بسیار اندکی صورت گرفته است ، این در حالی است که در کشورهای مختلف جهان از جمله ایران ، مطالعات بسیاری در زمینه تاثیرات فناوری اطلاعات (IT) و فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) بر متغیرهای اقتصادی نظیر بهره وری ، رشد اقتصادی و غیره در سطوح مختلف فعالیت ها به ویژه در سطح کلان ، انجام گرفته است. محیط پر رقابت کسب و کار و دگرگونی های آن در دهه 1960 و نیز جهانی شدن اقتصاد و تبدیل سیستم های اقتصادی و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی بر پایه دانش و اطلاعات ، لزوم توجه به سیستم های اطلاعاتی را مضاعف ساخت . به همین جهت از دهه 60 میلادی ، استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری که نوع خاصی از سیستم های اطلاعاتی هستند ، روز به روز اهمیت بیشتری یافت.
 . اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. واژه بهره وری برای نخستین بار به وسیله فرانسوا کنه ریاضیدان و اقتصاد دان طرفدار مکتب فیزیوکراسی (حکومت طبیعت) به کار برده شده . که با طرح جدول اقتصادی اقتدار هر دولتی را منوط به افزایش بهره وری در بخش کشاورزی می داند.در سال 1883 فرانسوی دیگری به نام لیتر بهره وری را دانش و فن تولید تعریف کرد. در سال 1950 سازمان همکاری اقتصادی اروپا به طور رسمی بهره وری را چنین تعریف کرد بهره وری حاصل کسری است که تقسیم مقدار یا ارزش محصول بر مقدار یا ارزش یکی از عوامل تولید به دست می آید . سازمان بین المللی کار بهره وری را چنین تعریف کرده است بهره وری عبارت است از نسبت ستاده به یکی از عوامل تولید (زمین ، سرمایه ، نیروی کارو مدیریت). به کارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات در کشور آمریکا طی دوره 95-1973، منجر به 4/1 درصد رشد بهره وری نیروی کار شده است. در کشور انگلستان ، تعمیق سرمایه مربوط به فناوری اطلاعات و ارتباطات و رشد بهره وری کل عوامل تولید این نوع فناوری ها طی سال های پایانی دهه 1990، منجر به رشد بهره وری نیروی کار در این کشور شده است. فناوری اطلاعات و ارتباطات به طور قوی بهره وری کار را در کشورهای اروپای شرقی و مرکزی افزایش داده و بیشترین تاثیر را بر همگرایی کشورها در دهه 1990 داشته است. با توجه به این که اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید، جهت صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از امکانات موجود در سازمان میباشد. از همین رو است که راه حلهای مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر میسازد. در این فرایند، مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده بهینه اززمان وافزایش بهره وری عملی می گرددبنابراین تاثیربه کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی، 2 شاخص کارایی و اثربخشی را نیز در بردارد و چون بهره وری تلفیقی از کارایی (درست انجام دادن کارها و یا انجام دادن درست کارها ) و اثربخشی (کارهای درست انجام دادن و یا انجام دادن کارهای درست) است.

اضافه کردن نظر


حالت های رنگی